Vous souhaitez reprendre contact avec un prospect ou un client, mais vous hésitez entre un email, un appel et un message court. Le choix peut sembler secondaire. Pourtant, il influence la façon dont votre demande sera reçue et la facilité avec laquelle votre interlocuteur pourra y répondre.
Un devis mérite parfois une lecture attentive. Une question complexe peut se régler plus facilement à l’oral. Une confirmation de rendez-vous tient généralement en quelques lignes. Pour choisir, partez de ce que vous attendez de votre interlocuteur et des habitudes déjà installées dans votre relation.
L’email est pratique lorsque votre destinataire doit examiner un document, retrouver des références ou transmettre votre proposition à une autre personne.
Il convient notamment pour envoyer un devis, récapituler un rendez-vous ou faire le point sur une facture. Vous pouvez regrouper les informations utiles et joindre les documents nécessaires.
Soignez l’objet pour que le sujet soit immédiatement identifiable. Dans le message, rappelez brièvement le contexte, puis formulez clairement votre demande. Si vous attendez une validation, précisez ce qui doit être validé.
Lorsqu’une discussion soulève plusieurs questions, un appel peut éviter une longue succession de messages. Il permet de demander une précision et de vérifier immédiatement que vous vous comprenez.
Avant d’appeler, identifiez le point à traiter et gardez les informations utiles à portée de main. Au début de la conversation, demandez si votre interlocuteur est disponible pour quelques minutes.
S’il ne répond pas, laissez un message bref expliquant la raison de votre appel. Il pourra ainsi vous rappeler en sachant de quoi vous souhaitez parler.
Un SMS ou un message WhatsApp peut convenir pour confirmer un horaire, vérifier la réception d’un document ou reprendre une conversation déjà engagée sur ce canal.
Appuyez-vous sur les usages de votre relation. Si votre client échange habituellement avec vous par email, l’utilisation soudaine de son numéro personnel peut le surprendre.
Pour une demande détaillée ou un sujet sensible, proposez plutôt un appel ou envoyez un email. Le message court peut alors servir à convenir du moment de l’échange.
Un client qui vous demande un récapitulatif écrit pour consulter son associé vous indique ce qui l’aidera à avancer. Un autre préférera fixer un court rendez-vous téléphonique pour poser ses questions.
Tenez compte de ces préférences dans votre suivi. Évitez également d’enchaîner un email, un appel et un message dans la même journée pour une demande sans urgence particulière. Laissez à votre interlocuteur le temps de prendre connaissance de votre sollicitation.
Un email peut comporter un objet, quelques paragraphes et une pièce jointe. Un message court doit aller rapidement à l’essentiel, tout en donnant suffisamment de contexte pour être compris.
Dans les deux cas, gardez une demande principale. Votre destinataire doit savoir facilement ce que vous attendez : une confirmation, une information ou une disponibilité.
Pour préparer votre texte, utilisez notre Atelier de relance commerciale. Sélectionnez votre situation, puis choisissez le format email ou message court et adaptez le ton au contexte.
L’outil est gratuit et accessible sans inscription. Personnalisez le texte proposé avec les détails de votre échange avant de l’envoyer.
Le bon canal facilite la réponse que vous attendez. En tenant compte de votre objectif, des informations à transmettre et des préférences de votre interlocuteur, vous pouvez reprendre contact de manière claire et adaptée à votre relation.
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